Verplichte registratie UBO-register

Opletten geblazen voor vennootschappen en vzw’s, want sinds kort moeten die de gegevens van hun ‘uiteindelijke begunstigden’ invullen in een nieuw register (het zgn. ‘UBO’ of ‘Ultimate Beneficial Owner’ register). Die maatregel maakt deel uit van nieuwe wetgeving om o.a. witwaspraktijken te bestrijden. De bedoeling is dat bestuurders, oprichters etc. zich niet kunnen verschuilen achter een onderneming om twijfelachtige financiële transacties te verdoezelen. De deadline voor het invullen van het UBO-register ligt op 31 maart 2019. We overlopen de procedure stap voor stap.

Ten eerste moet je nagaan wie de uiteindelijke ‘begunstigden’ binnen de onderneming zijn. Dit zijn personen die (financieel) voordeel halen uit verrichtingen gedaan worden, uit de zakelijke relaties die worden aangegaan en ook de uiteindelijke eigenaars van een onderneming.

Het gaat bij vennootschappen concreet om de volgende personen:

  • aandeelhouders
  • leidinggevenden
  • iedereen die 25% aandelen, stemrechten of kapitaal bezit

En bij vzw’s:

  • leden van de Raad van Bestuur
  • vertegenwoordigers en dagelijkse bestuurders
  • de oprichters
  • alle anderen met zeggenschap (bv. als voorwaarde bij een investering)

Ten tweede moet de nodige informatie worden verzameld over de uiteindelijke begunstigden. Dit is ook het ideale moment om eens na te gaan of alle gegevens die gepubliceerd zijn in het Belgisch Staatsblad en de Kruispuntbank van Ondernemingen nog up to date zijn. Volgende informatie moet in het UBO-register worden opgenomen:

  • naam en eerste voornaam
  • geboortedag, -maand en -jaar
  • nationaliteit, land van verblijf en volledige verblijfsadres
  • de datum waarop hij/zij uiteindelijke begunstigde van de onderneming is geworden
  • RSZ-nummer of een vergelijkbaar identificatienummer
  • de categorie(ën) waartoe de begunstigde behoort (bestuurder, gemachtigde, …)

Deze gegevens moeten jaarlijks worden bijgewerkt maar als er tussentijds iets wijzigt aan de gegevens, moet dit binnen de maand ook in het UBO-register worden meegedeeld. Daarom is het misschien nuttig om binnen de onderneming iemand aan te stellen die verantwoordelijk is voor de UBO-procedure. Een bestuurder kan dit sowieso regelen en daarnaast is ook een bijzonder mandaat mogelijk. Als deze informatieplicht niet nageleefd wordt, kan aan de bestuurders een geldboete worden opgelegd van 250 tot 50.000 euro.

Wanneer de uiteindelijke begunstigden geïdentificeerd zijn en de nodige gegevens verzameld werden, kan de aangifte gebeuren via MyMinFin. Er is ook een zeer uitgebreide handleiding opgemaakt.