Spelen in het buitenland: de theorie

Een fantastische ervaring, maar dan moet je eerst wel de grens over raken...

Touren in het buitenland is het toppunt van de rock-‘n-rollromantiek: je ontmoet nieuwe mensen, leert je bandmakkers of reisgezellen beter kennen en als je het grondig aanpakt, is je leven zo georganiseerd dat je je enkel met muziek moet bezighouden. Touren is fantastisch, maar het buitenland verover je niet zonder de nodige voorbereidingen! Het begint allemaal bij de juiste mensen kennen en het vraagt heel wat planning, organisatie en administratie.

Een voorbereid m/v is er 2 waard

Zomaar zonder plan op tour vertrekken is de beste garantie voor een teleurstelling. Investeren in een buitenlands verhaal als je nog geen label, boeker of enige andere vorm van omkadering hebt daar, is niet altijd slim. Vertrek enkel op tour als je het gevoel hebt dat er – al is het op een klein niveau – interesse is in je muziek en dat er mogelijk een vervolgverhaal aan gebreid kan worden.

Thomas Van Dingenen - Touren met een reden

Thomas Van Dingenen - Touren met een reden

In het begin is touren altijd een investering. In België geraak je gemakkelijk ter plaatse en kan je gewoon in je eigen bed slapen. In het buitenland moet je op hotel en komen er heel wat extra transportkosten bij om van de ene plek naar de andere te geraken. Ga dus enkel op tour als je in België een spaarpotje hebt kunnen aanleggen en zo de kosten kunt dragen. Probeer daarnaast op alle mogelijke manieren je uitgaven te drukken. Je planning is hiervoor erg belangrijk. Speel zoveel mogelijk optredens op een bereikbare afstand van elkaar binnen een beperkte tijd. Elke dag waarop je onderweg bent maar niet speelt, kost je handenvol geld. Er komt niets binnen maar alle kosten blijven wel doorlopen.

Support the support

De beste manier om te starten in het buitenland is voorprogramma’s spelen van grotere groepen. Stel je in de plaats van hun publiek en vraag je af wat zij ervan zouden vinden als jullie de support speelden van de band waar ze komen naar kijken. Als je een buitenlandse boeker hebt, vraag hem welke grotere acts hij ook vertegenwoordigt en kijk waar je bij zou passen. Heb je geen boeker, probeer dan een relatie op te bouwen met de muzikanten of hun management. Laat bijvoorbeeld een cd’tje achter aan de merchandising.

Ben je hier in België al zo ver dat je zalen kan doen vollopen, dan kun je ruildeals aanbieden met een buitenlandse band. In ruil voor het verzorgen van het voorprogramma in het buitenland kan jij ze het voorprogramma aanbieden van gevulde zalen in België.

Colin Van Eeckhout (Amenra) - Uitwisselingen

Colin Van Eeckhout (Amenra) - Uitwisselingen

Naast voorprogramma’s kunnen showcasefestivals een goede lancering zijn in het buitenland, omdat er belangrijke mensen uit de muziekindustrie aanwezig zijn. Voorbeelden van showcasefestivals zijn Eurosonic, SXSW, Midem, …

Zelf doen of laten doen?

In grote steden als Amsterdam, Berlijn en Londen heb je een cafécircuit waar je voor drinkgeld kan gaan spelen om een live reputatie op te bouwen. Je kunt ook meteen de iets grotere zalen aanschrijven. In Nederland of Noord-Frankrijk geraak je nog aan optredens door organisatoren zelf aan te spreken of een goed promopakket op te sturen. Zodra je echter een andere bestemming uitgaat, moet je eigenlijk een plaatselijke boeker of agent hebben. Vraag bijvoorbeeld aan je Belgische boeker of zij geen bevriende buitenlandse boekers kennen. Nodig zeker geïnteresseerde buitenlandse boekers, platenmaatschappijen, programmatoren uit op je optredens bij hen in de buurt of betaal hun reiskost naar een optreden in eigen land.

Mik zeker niet op te veel buitenlanden tegelijk. Je start het gemakkelijkste in Nederland: de cultuur is er vrij gelijkaardig en Belgische muziek ligt er sowieso goed in de markt. En als je het daar echt goed doet, volgen de aanvragen uit Duitsland of Frankrijk sneller.

Transport

Als je ergens wil gaan spelen, moet je er eerst raken. Je eigen wagen is uiteraard het gemakkelijkste, maar wat als dat geen optie is? Dan huur je waarschijnlijk een busje. Dat kan bij de grote verhuurbedrijven, maar er zijn ook kleinere organisaties die toursupport en/of backlineverhuur aanbieden. Bij de huur van een busje zijn er altijd zaken die je in de gaten moet houden: uiteraard de verhuurprijs per dag, maar – zeer belangrijk – ook het aantal gratis kilometers dat in de prijs inbegrepen zit en de prijs per extra kilometer. Meestal krijg je bij tourfirma’s veel meer gratis kilometers dan bij de standaard verhuurbedrijven.

Daarnaast is er nog de verzekeringskwestie: op elke huurwagen zit standaard een verzekering, maar er is een ‘franchise’ voor de huurder (bij schade moet de huurder altijd een bepaald bedrag zelf ophoesten). Voor een bepaald bedrag kan je die franchise afkopen, maar die bedragen durven serieus te verschillen van firma tot firma. Goed vergelijken is hier dus de boodschap. Ook het comfort kan belangrijk zijn: genoeg plaats om je instrumenten te laden én nog ruimte hebben voor vijf bandleden, eventueel een paar slaapplaatsen, een dvd-speler of games … Het kan allemaal, maar dan moet je wel bij de gespecialiseerde tourfirma’s zijn.

Als je een logisch tourschema afwerkt met minstens 8 mensen op de baan kan een tourbus, waar je ook in slaapt, goedkoper uitkomen. Je bespaart hotelkosten, hebt meer reiscomfort en kan sneller ergens ter plaatse zijn waardoor je langere afstanden overbrugt op één dag. Het nadeel is wel dat er een chauffeur en een grotere kost voor bus en benzine bijkomen.

Als je met het vliegtuig wil of moet reizen, wordt het allemaal nog iets complexer en duurder. Uiteraard moet je rekening houden met het gewicht van je bagage en de voorschriften voor de handbagage. Als je instrumenten meeneemt, moet je ervan uitgaan dat je ze meestal bij de gewone bagage moet inchecken, waar ze veel risico op beschadiging lopen. Kleinere instrumenten kan je meestal meenemen als handbagage, maar informeer altijd eerst bij de luchtvaartmaatschappij. Bij Brussels Airlines mag je bijvoorbeeld een instrument mee aan boord nemen als het past in de lockers boven de zetels of onder de zetel voor je. Een standaard gitaarcase mag je dus eigenlijk al vergeten, tenzij je een extra ticket boekt. Bij British Airways kunnen instrumenten tot max. 126 cm mee als handbagage. Als je een groter instrument toch wil meenemen in het vliegtuig zelf, moet je sowieso een ticket voor een extra plaats kopen.

Help, ik geraak de grens niet over…

Dan heb je simpelweg niet de juiste documenten bij. Eerst en vooral moet je een geldig identiteitsbewijs hebben. Ga je naar een land van de Europese Gemeenschap, dan volstaat normaal gezien een Belgische identiteitskaart. Voor andere landen heb je een Belgisch paspoort nodig, best eentje met chip of magneetstrook. Check zeker ook of je paspoort nog lang genoeg geldig is.

Als je als Belg gaat werken in een land van de Europese Gemeenschap, heb je geen beroepskaart of visum nodig als je maximum drie maanden blijft. Wil je langer blijven, dan zijn die documenten vaak wel nodig. Voor landen buiten de Europese Gemeenschap heb je ze ook nodig. Neem best contact op met de ambassade van het land waar je naartoe reist. De nodige contactgegevens vind je op de website van Buitenlandse Zaken.

Helemaal leuk wordt het pas als je naar de Verenigde Staten trekt. Je hebt natuurlijk een geldig paspoort nodig, maar in sommige gevallen ook een visum. Als Belgische toerist heb je geen visum nodig, op voorwaarde dat je op voorhand elektronisch een ESTA-aanvraag indient om zonder visum te reizen. Dat doe je via deze link. Via een kredietkaart betaal je verwerkingskosten. Als je aanvraag wordt goedgekeurd, betaal je nog eens 10 dollar extra.

Let wel op met deze vergunning: als je toestemming krijgt, mag je geen enkele betaalde prestatie leveren! Ook met een gewoon toeristenvisum mag je geen enkele betaalde prestatie leveren, maar je mag bijvoorbeeld wel (gratis) gaan optreden voor de Belgische ambassade of deelnemen aan een wedstrijd. Je bent echter nooit 100% zeker: ook gratis optreden op een showcasefestival of gratis optreden in een venue waar entreegeld gevraagd wordt, kan beschouwd worden als ‘werk’, waardoor je het land niet zult binnen geraken.

Er bestaan wel visums waarmee je in de VS betaald kunt gaan optreden: het B-,O- of P-visum. Een B-visum kan een relatief goedkoop, eenvoudig én veilig alternatief voor ESTA zijn, op voorwaarde dat er geen geld wordt verdiend. Een B1 Business visum is normaal gezien niet geschikt voor ‘professionele’ muzikanten, uitgezonderd in volgende situaties:

  • De artiest neemt in de US deel aan een ‘cultureel programma’ dat ondersteund wordt door het thuisland, speelt daar voor een publiek dat niet hoeft te betalen en krijgt alle kosten terugbetaald door de overheid van het thuisland.
  • De artiest komt naar de US om opnames te maken, die opnames worden enkel buiten de US verdeeld én de artiest treedt tijdens zijn/haar verblijf niet op voor een publiek.

Een B2 Tourist visum kan worden aangevraagd door ‘amateurmuzikanten’ die in de US gaan optreden voor een goed doel of op een event met een sociale insteek. Ook hier mag er niets vediend worden (de Amerikaanse wet daaromtrent definieert een amateurmuzikant als iemand die doorgaans geen geld verdient aan een optreden, behalve een onkostenvergoeding), maar de kosten voor het verblijf in de US mogen wel worden terubetaald.

Zo’n B-visum is eigenlijk best wel haalbaar: er is geen complexe en langdradige procedure bij de United States Citizenship and Immigration Services (USCIS) voor nodig, en de kost blijft beperkt tot ca. € 160 per persoon. Er is wel een interview voor nodig op de Amerikaanse ambassade in Brussel.

Van zodra je gaat optreden voor een betalend publiek of van zodra je een fee ontvangt voor je optreden, ben je verplicht om een performance visum aan te vragen via een gespecialiseerd bureau, en dat is het moment waarop het allemaal wél ingewikkeld en duur wordt. Er zijn meerdere opties voor zo’n performance visum:

  • Een O-1A visum is bedoeld voor ‘individuals with extraordinary ability in the arts’ die daar ook nationaal of internationaal voor worden erkend.
  • Een O-1B visum moet worden aangevraagd voor personen die de O-1A artiest bijstaan tijdens de optredens: de technische crew dus.
  • En dan is er ook nog het P1 visum voor ‘individuen die een integraal en essentieel deel uitmaken van een groep van artiesten die om een of andere reden uniek zijn en daar gedurende een lange periode internationale erkenning voor hebben gekregen’.

De procedure voor zo’n O- of P-visum is erg intensief, tijdrovend en duur. De aanvraag (‘petition’) voor je work permit moet worden ingediend door een gespecialiseerd kantoor in de Verenigde Staten. Zij stellen de officiële documenten op, verzamelen de vereiste geloofsbrieven van het Amerikaanse label, PR-bedrijf of de Amerikaanse booking agent waar je bij zit etc. Vervolgens dienen ze de aanvraag in bij de immigratiediensten, die beslissen of ze de aanvraag goedkeuren of niet. Wordt je aanvraag goedgekeurd, dan kan je op de Amerikaanse ambassade in Brussel je visum aanvragen. Vooraleer je dat dan effectief ook krijgt, moet je eerst wel nog een interview gaan afleggen (Amerika is trouwens het enige land ter wereld dat dat eist). Het is duidelijk dat dat allemaal niet op een paar dagen tijd geregeld is: de volledige procedure neemt al snel drie maanden in beslag. Dat is vaak te lang: veel artiesten die als support voor een andere band kunnen gaan touren in de States, krijgen dat pas een paar weken op voorhand te horen. Spoedprocedures zijn altijd mogelijk, maar kosten natuurlijk een aardige duit meer.

Los van de slopende procedure is ook het financiële plaatje vaak een struikelblok. Voor het indienen van de aanvraag betaal je al snel een kleine $ 500. De petitioner die de aanvraag indient, doet dat ook niet gratis: fees van $ 1.200 tot $ 1.500 zijn geen uitzondering. Reken daar nog de advocatenkosten bij, eventueel een kost voor premium procession etc. en je zit al snel aan een kost van $ 3.500 à $ 4.000 voor een visum voor alle artiesten. Neem je ook nog crew mee, reken dan maar op ongeveer dezelfde kost voor je technieker(s). En dan heb je nog geen vliegtuigtickets, transport, hotels etc. geboekt. Laat het dus vooral duidelijk zijn dat het voor een doorsnee Belgische artiest vooral heel veel kost om in de VS te gaan spelen en doorgaans weinig tot geen geld opbrengt.

Op artistsfromabroad.org vind je heel wat helder geformuleerde uitleg over de hele visumkwestie. De non-profitorganisatie Tamizdat geeft je trouwens gratis juridisch advies over de te volgen procedures.

Tot slot: als je je instrumenten of andere apparatuur naar het buitenland vervoert, moet je daar invoerrechten voor betalen. Blijf je binnen de Europese Gemeenschap, dan ben je daar gelukkig van vrijgesteld. Voor andere landen heb je een ATA-carnet nodig: een formulier waarop staat wat je meeneemt en hoeveel dat waard is en waarvoor je het gaat gebruiken. Bij elke grensovergang moet je dat carnet door de douane laten afstempelen. Zo’n carnet haal je bij de Kamer van Koophandel, de prijs is afhankelijk van de waarde van de instrumenten die je vervoert.

Heb je merchandise mee? Dan moet je hierop in de meeste landen buiten de Europese Gemeenschap belastingen betalen. Het verschil tussen merchandise en je instrumenten is dat je niet evenveel terug uitvoert als invoert, en een commerciële handeling stelt. Aan de grens geef je aan hoeveel merchandise goederen je importeert en daarop betaal je meteen belastingen. Na de verkoop op concerten geef je aan de grens opnieuw aan hoeveel merchandise je nog in je bezit hebt. Je krijgt dan de taks die je teveel hebt betaald, teruggestort.

Geld, money, argent, dinero

Zoals je weet, pikt de staat graag een graantje mee op wat je verdient. En als je in het buitenland gaat spelen, zijn er meerdere staten betrokken en worden er meerdere graantjes gepikt…

In België hebben we de Kleine Vergoedingsregeling, een forfaitaire kostenvergoeding waar je geen belastingen en sociale zekerheid op moet betalen, maar als je in het buitenland gaan spelen, kun je daar niet op rekenen. Je kan voor een optreden in het buitenland wel enkel je kosten laten vergoeden, maar in veel gevallen moet je daar in dat land wel belastingen op betalen. Om te vermijden dat je twee keer belastingen moet betalen, bestaan er ‘dubbelbelastingverdragen’. Die bepalen welk land de belastingen mag innen.

De algemene regel is dat muzikanten bijna altijd belastingen betalen in het land waar ze gaan optreden, zowel binnen de Europese Gemeenschap als daarbuiten. Een belangrijke uitzondering hierop is Frankrijk: als je er geld verdient aan een optreden, moet je in België belasting betalen. Toch zal de Franse opdrachtgever belastingen afhouden van je gage, en dus moet je altijd expliciet een uitzondering vragen op basis van het dubbelbelastingverdrag. Een volledige lijst met dubbelbelastingverdragen en veel meer info vind je op de site van het Kunstenloket.

Nog even dit: zelfs als je in het buitenland belastingen hebt betaald, moet je je gage alsnog aangeven op je Belgische belastingformulier. Je wordt niet extra belast, maar het bedrag telt wel mee om je belastingtarief te berekenen.

Op je inkomsten in het buitenland betaal je ook sociale zekerheidsbijdragen, waar onder meer de pensioenen mee worden betaald. Die betaal je altijd in België. Er is een klein verschil tussen werknemers en zelfstandigen: werknemers moeten altijd ‘gedetacheerd’ worden, wat wil zeggen dat ze ook in het buitenland onder het gezag van een Belgische werkgever moeten staan. Voor zelfstandigen is dat niet nodig; zij moeten enkel een contract voorleggen. Zowel werknemers als zelfstandigen moeten wel een A1-formulier (vroeger E101) kunnen voorleggen, wat bewijst dat je socialezekerheidsbijdragen in België betaalt. Dit document kunnen zelfstandigen aanvragen via het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen of werknemers via de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.

Belastingen en sociale zekerheid in het buitenland regelen is een heel gedoe. Gelukkig is er een eenvoudige oplossing: werk voor je buitenlandse optredens met een Sociaal Bureau voor Kunstenaars (zoals bijvoorbeeld t-heater van t-interim). Zij regelen je detachering en de nodige paperassen en zorgen voor een snelle en correcte uitbetaling.

Hoe zit dat met subsidies?

Via de website sociaalcultureel.be kan je een subsidieaanvraag indienen in het kader van het Amateurkunstendecreet. De aanvraag moet minimum één maand voor het vertrek binnen zijn en kan je enkel indienen voor internationale wedstrijden of internationale festivals met een ‘grote internationale uitstraling’. Transportkosten in het buitenland worden niet terugbetaald, en je krijgt maximum 75 procent van de reiskosten terug, met een maximum van 1000 euro voor individuen en 5000 euro voor groepen.

Op de site van Kunsten En Erfgoed kan je een aanvraag voor een tussenkomst in reis-, verblijf- en transportkosten indienen in het kader van het Kunstendecreet. Je dossier moet twee maanden voor je vertrek binnen zijn, tenzij je een grondige reden hebt om het later in te dienen. Transportkosten en overnachtingen worden hier wel terugbetaald, met een maximum van 7000 euro voor groepen die geen andere werkingssubsidie krijgen. De geldpot is redelijk klein. Met andere woorden: hoe vroeger op het jaar je je aanvraag indient, hoe meer kans dat er nog geld beschikbaar is. Je dossier zal altijd beoordeeld worden op artistieke kwaliteit en relevantie, dus steek er zo veel mogelijk recensies, artikels, speellijsten en dergelijke bij. Ook een goede begroting is belangrijk. Let op: je moet alle kosten eerst zelf kunnen voorschieten. Als je dossier goedgekeurd wordt, duurt het meestal nog enkele maanden voor het geld op je rekening staat.

Heb je vragen of opmerkingen bij deze pagina?
Popadvies op maat
Vind je hier toch niet het antwoord op jouw vraag? Poppunt geeft ook persoonlijk advies.
   popadvies@poppunt.be       Bel 02 504 99 00       Maak een afspraak