Hoe organisatoren overtuigen?

Omdat omkopen niet altijd de beste optie is

Organisatoren en programmatoren worden dagelijks overstelpt met vragen van bands en dj’s die in hun zaal willen spelen. Het komt er dus op aan om op een of andere manier op te vallen in die stapel aanvragen. Een gouden recept is er niet, maar onderstaande tips zouden je slaagkansen toch moeten verhogen.

Ken je pappenheimers

Het werk begint eigenlijk al vooraleer je je eerste mails of promopakketten verstuurt. Het klinkt evident, maar je moet natuurlijk eerst wel weten waar je wil en kan gaan spelen. In onze adressengids vind je een overzicht van allerlei podia in Vlaanderen. Maar een beetje kennis van het Vlaamse muzieklandschap is wel mooi meegenomen. Weet in welk circuit je thuishoort, en richt vooral daar je pijlen op. Zo verspil je geen kostbare tijd en energie aan speelkansen die te hoog gegrepen zijn of niet voor jou zijn weggelegd.

Aan het circuit waarin je wil gaan spelen, hangen bepaalde wetmatigheden vast. Zo is het belangrijk dat je weet wanneer bepaalde zalen, clubs, festivals, etc. hun affiches invullen. Festivals houden het jaar door bands en dj’s in de gaten. Sommige grote headliners liggen al een jaar op voorhand vast, maar in de 4 à 6 maanden voor het festival worden de meeste ‘kleinere’ slots op de affiche ingevuld. Cultuurcentra boeken vaak een jaar op voorhand, omdat ze met seizoenen werken waar ze lang op voorhand abonnementen voor beginnen verkopen. Bij de clubs heb je waar meer speling. Daar wordt de programmatie vaak een maand of 3 à 4 op voorhand vastgelegd.

Tom Stoop (Laundry Day) - Wanneer organisatoren aanspreken?

Tom Stoop (Laundry Day) - Wanneer organisatoren aanspreken?

Tom Stoop (Laundry Day) - Real life contacten leggen

Tom Stoop (Laundry Day) - Real life contacten leggen

The Oddword - Hoe geraak je aan optredens?

The Oddword - Hoe geraak je aan optredens?

The Oddword - Speelkansen vinden

The Oddword - Speelkansen vinden

Leer, naast het circuit, ook de programmatoren een beetje kennen. Tracht diegene die voor jou interessant zijn minstens een keer gesproken te hebben vooraleer je ze contacteert. Als je een goeie indruk hebt nagelaten, zal dat ongetwijfeld in je voordeel spelen. Probeer zeker ook te weten te komen hoe je hen het beste contacteert als de tijd daar rijp voor is: krijgen ze liefst een mail in hun inbox, of zijn ze nog fan van de bruine envelop in de post?

Tot slot: als je programmatoren contacteert, toon dan dat je hun programmatie hebt bekeken. Niet noodzakelijk om te kunnen slijmen hoe goed ze wel bezig zijn, maar om hen ervan te kunnen overtuigen dat jij daar perfect in past. Bekijk ook altijd de shows waar nog geen voorprogramma bij staat. Het helpt altijd om te kunnen zeggen ‘Ik zie dat X komt spelen in jouw club. Is daar al een voorprogramma voor? Om die en die redenen ben ik daar perfect voor geschikt.’ Het bespaart programmatoren de moeite om zelf te moeten zoeken waar ze jou een plaatsje kunnen geven op de affiche.

Belang van een goeie (Electronic) Press Kit

Een goeie press kit, of die nu ergens online staat of in een omslag wordt gestoken, is onontbeerlijk. Het is de ideale tool om jezelf kernachtig voor te stellen aan de hand van o.a. een biografie, een recente speellijst en livefragmenten van je optredens. Zeker als je nog in de beginfase van je carrière staat, is het interessant om aan te geven waar je je als artiest precies bevindt. Bijvoorbeeld: net een EP opgenomen, eerste single wordt gedraaid in Vox op Radio 1, je hebt de support gedaan voor een internationale band, enzovoort. Zo bied je geïnteresseerde programmatoren onmiddellijk alle relevante informatie aan.

Tom Stoop (Laundry Day) - Press kit opsturen

Tom Stoop (Laundry Day) - Press kit opsturen

Een goed (elektronisch) promopakket bestaat uit deze onderdelen:

  • Band- of dj-naam
  • Echte naam/namen
  • Locatie
  • Eventueel een goeie baseline, zoals bv. die van First Aid Kit: ‘We aim for the hearts, not for the charts’
  • Contactinfo: op zijn minst een mailadres + telefoonnummer. Wie is waarvoor de contactpersoon (boekingen, management, promo/pers, …)?
  • Biografie: een beknopte, goed geschreven bio is goud waard! Met ‘beknopt’ bedoelen we wel degelijk kort: een halve A4 is het absolute maximum. Vertel alleen wat relevant is. Niemand is geïnteresseerd in het feit dat de vorige bassist is weggelopen met het lief van de neef van de zanger. Welke muziek maak of draai je, waarom en wanneer ben je ermee begonnen, wie zijn je voorbeelden, waar sta je op dit moment in je carrière, wat is je grote droom, …
  • Foto: op zijn minst 1 goede foto, liefst in hoge resolutie en indien mogelijk één horizontale en één verticale foto.
  • Press: als er al media-aandacht geweest is, vermeld die dan. Concertverslagen of besprekingen van een single/EP/…, reviews op blogs, quotes uit artikels, interviews op lokale radio’s: ze helpen allemaal om de programmator ervan te overtuigen dat er wel degelijk vanalles rond jou aan het bewegen is.
  • Concertkalender: waar heb je al gespeeld, en welke shows zitten eraan te komen?
  • Muziek: ofwel een cd’tje/mixtape, ofwel een link naar een plek waar je muziek te beluisteren is.
  • Video: waar zijn er clips en livebeelden van jou te vinden?
  • Links: link naar alle mogelijke plaatsen waar meer info over jou of jouw muziek te vinden is (vi.be, website, Facebook, Twitter, YouTube, Soundcloud, iTunes, Beatport, Bandcamp, …). Maak het een geïnteresseerde programmator zo gemakkelijk mogelijk.

Belang van live videomateriaal

Minstens even belangrijk als je muziek, zijn videobeelden waarop je live aan het werk te zien bent. De reden daarvoor is eenvoudig: een programmator wil kunnen zien welk vlees hij in de kuip heeft. Als je nog aan het bouwen bent aan je carrière en dus nog geen geweldige reputatie hebt opgebouwd, neemt hij namelijk een risico door jou op de affiche te zetten. Zijn zaal is bezet, maar wordt het wel een succesvolle avond? Daarom wil de programmator je op voorhand een beetje kunnen inschatten: speelt je band het dak eraf, of is er werkelijk niets te beleven op het podium? Sta je als dj mee te springen met je publiek of durf je nauwelijks opkijken? Is er interactie met het publiek? Amuseert dat publiek zich te pletter en durven ze dus al eens een extra pintje drinken?

Als je live opnames overtuigend zijn, dan weet de programmator dat het wel eens een goeie avond zou kunnen worden, zelfs al ben je niet de grootste naam op de affiche. Zet daarom wat live filmpjes op YouTube, Vimeo, … en geef altijd de link mee in je press kit. Die filmpjes hoeven uiteraard niet van topniveau te zijn: een vriend met een degelijke, kleine camera kan al een aantal leuke beelden schieten. Zorg er wel voor dat het geluid een beetje ok is (neem desnoods het signaal van de PA op). Vooral daarom is het niet echt een goed idee om filmpjes met een telefoon te maken. Zorg er tot slot zeker ook voor dat én jij of jouw band én de reactie van het publiek voldoende in beeld komt.

Belang van een verhaal

Het kan misschien hard lijken, maar goeie muziek, een goeie EPK, goeie livebeelden etc. volstaan nog niet altijd om een programmator over de streep te trekken. Alweer dat hierboven beschreven risico moet zo klein mogelijk gehouden worden, en daarom gaat hij op zoek naar het ‘verhaal’ achter een artiest. Heb je jezelf in de kijker gespeeld tijdens allerhande wedstrijden? Heb je iets gereleased dat werd opgepikt? Is je naam al een paar keer gevallen tijdens gesprekken met de collega’s? Word je door de muzieksector in de gaten gehouden? Iedere band of dj kan van zichzelf zeggen dat ze de moeite waard zijn om te boeken, maar als dat ook bevestigd wordt door ‘de community’, dan wordt de kans dat je een podiumplek krijgt meteen veel groter.

Kristof Claes (Goldfox) - Verhaal vertellen

Kristof Claes (Goldfox) - Verhaal vertellen

Hilke Ros (Amatorski) - Bouwen aan je verhaal

Hilke Ros (Amatorski) - Bouwen aan je verhaal

Colin Van Eeckhout (Amenra) - Zelf promo maken voor optredens

Colin Van Eeckhout (Amenra) - Zelf promo maken voor optredens

Je online activiteit is ook niet onbelangrijk. Hoeveel views heb je voor je filmpjes op YouTube? Hoeveel fans op Facebook en volgers op Twitter? Heb je een goeie band met je fans? Voor de programmator niet onbelangrijk om te weten, aangezien jij ook zelf promo maakt voor je show, en hoe meer volk jij via jouw kanalen kunt bereiken, hoe meer volk er mogelijk naar die show afzakt. Dat betekent meer ticketinkomsten én een grotere drankomzet voor de zaal, waardoor het risico op een financiële kater beduidend kleiner wordt.

Opvolging

Dan heb je alles gedaan zoals het hoort, en dan denk je: nu zullen de positieve reacties wel binnenstromen. Niet, dus. Op dit moment heb je 2 opties: of je klaagt steen en been dat je nooit iets hoort, dat die programmatoren zelfs te lomp zijn om terug te mailen, etc. Of je pakt de telefoon en checkt eens of je mail of pakket goed toegekomen is. Zo hoort de programmator je naam nog eens vallen, en gaat hij misschien opnieuw op zoek in zijn mailbox of in de stapel op zijn bureau.

Als hij al geluisterd heeft naar je muziek, vraag dan zeker wat hij ervan vond. Was het goed, probeer dan op dat moment een show te versieren. Belangrijker nog: was het niet goed, vraag dan vooral waarom. Feedback van professionals uit het veld kan heel veel waard zijn.

En onthou vooral: opvolging is goed, stalking is slecht!

Heb je vragen of opmerkingen bij deze pagina?
Popadvies op maat
Vind je hier toch niet het antwoord op jouw vraag? Poppunt geeft ook persoonlijk advies.
   popadvies@poppunt.be       Bel 02 504 99 00       Maak een afspraak