Werken met een vzw

Makkelijk in gebruik en onderhoud - maar niet bedoeld voor commerciële doeleinden

De vereniging zonder winstoogmerk (vzw) is zowat de makkelijkste en goedkoopst op te richten vorm van rechtspersoon. Een vzw laat je toe om als collectief naar buiten te komen, en tegelijk een juridische beschermingslaag te bouwen tussen de individuele leden en ‘de buitenwereld’. Akkoord, er komt een beetje administratie kijken bij het oprichten en onderhouden van een vzw, maar laat je daar zeker niet door afschrikken.

Wanneer de juiste optie?

In sommige gevallen is het absoluut nodig om een rechtspersoon op te richten, in andere gevallen sterk aan te raden. Voor veel vormen van subsidies is een vzw bv. een noodzakelijke voorwaarde, en ook als je als groep geld wil lenen of een gebouw wil kopen, zal (minstens) een vzw nodig zijn. Als er grotere sommen geld verdiend en beheerd worden, of als je het geld van de band/het dj-collectief/… juridisch en fiscaal gezien wil gescheiden houden van het persoonlijke geld van de leden, dan is de oprichting van een rechtspersoon heel sterk aan te raden. Op die manier kunnen schuldeisers bv. niet de persoonlijke rekeningen van de leden komen leegplunderen als er iets fout gaat. Meer over de verschillende redenen om al dan niet een rechtspersoon op te richten, lees je hier.

Een vzw is in de eerste plaats een goeie optie als je als collectief een aantal dingen wil vergemakkelijken: facturen sturen naar een organisator, geld uit verschillende hoeken (cd-verkoop, optredens, royalties, merchandise, …) op een eenvoudige manier beheren, etc. Eén ding moet je wel altijd voor ogen houden: een vzw is absoluut geen goed idee voor puur commerciële doelstellingen, aangezien de ‘handelsdaden’ van een vzw enkel bijkomstig mogen zijn. Zo kan je een vzw bv. niet gebruiken om enkel t-shirts aan te kopen in het buitenland en die hier met winst door te verkopen, om erg commerciële events te organiseren waarbij het voornaamste doel is om veel winst te maken, etc. Daarom is het ook geen goed idee om een vzw op te richten voor je platenlabel, aangezien de productie en verkoop van opnames gezien wordt als een commerciële activiteit. Als je daarnaast ook puur artistieke activiteiten hebt met een ‘maatschappelijke meerwaarde’, dan wordt dat probleem minder groot.

Een vzw mag, in tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, wel degelijk winst maken. Het grote punt is dat die winst niet zomaar mag verdeeld worden onder de leden. Dat wil niet zeggen dat je geen geld uit de vzw op je persoonlijke rekening kunt krijgen, maar het moet dan gaan om een vergoeding voor prestaties die je voor die vzw levert (dat kan met een KVR, vrijwilligersvergoeding, vergoeding voor reële kosten, via een SBK, een factuur als zelfstandige, …), en niet om een uitkering van winsten. Dus: als de inkomsten/winsten die je genereert enkel bedoeld zijn om opnieuw in je organisatie te investeren, kan je kiezen voor een vzw. In het andere geval zal een of andere vorm van vennootschap aangewezen zijn. Meer over het verschil tussen een vzw en een vennootschap lees je hier.

Administratie

Een vzw is een relatief eenvoudige en transparante organisatievorm. Toch moet je er rekening mee houden dat er zowel bij de oprichting als bij het ‘onderhouden’ van de vzw een aantal verplichtingen zijn die wel wat tijd en energie vragen.

Voor de oprichting van een vzw moet je minimum met z’n drieën zijn. Die 3 personen staan als eerste aan het roer van de vereniging, ze vormen meestal de eerste raad van bestuur. Aangezien elke verandering in de raad van bestuur officieel moet worden gemeld bij de griffie van de rechtbank van koophandel en ook geld kost, is het dus aan te raden om meteen de 3 ‘juiste’ personen te kiezen: mensen van wie je weet dat ze voor lange tijd bij je project betrokken zullen zijn of op z’n minst in jouw buurt zullen blijven. Daarom kiezen sommigen er bv. voor om een vzw op te richten met ouders, broers of zussen, etc.

Personen die een werkloosheidsuitkering krijgen, kunnen geen lid worden van de raad van bestuur van een vzw!

Aangezien je bij het oprichten van een vzw met heel wat dingen rekening moet houden, stelden we een stappenplan op. Daar vind je ook alle documenten die je nodig zult hebben.

Na de oprichting is het helaas nog niet gedaan met de administratie. Aan het runnen van een vzw hangt een aantal verplichtingen vast:

  • je moet een (vereenvoudigde) boekhouding voeren. Dat betekent o.a. dat je alle inkomsten en uitgaven moet bijhouden in een dagboek (volgens een verplicht model), dat je een jaarrekening moet opmaken en neerleggen, etc. Alle details over de boekhouding van een vzw, met een handige tool om die boekhouding zelf te doen, vind je hier.
  • Een vzw moet jaarlijks minstens 1 keer de algemene vergadering bijeen roepen. Dit is het hoogste beslissingsorgaan van de organisatie. De algemene vergadering kan onder meer beslissen over wijzigingen van de statuten, benoeming en afzetting van bestuurders, goedkeuring van rekeningen en begrotingen, de ontbinding van de vzw, … Voor elke bijeenkomst van de algemene vergadering moet een uitnodiging en agenda worden rondgestuurd. Er moet ook steeds een ondertekend verslag opgemaakt worden. De verslagen moeten worden bijgehouden in een map op de maatschappelijke zetel van de vzw. Veel meer over de algemene vergadering vind je hier.
  • Het beheer en het bestuur van de vzw wordt uitgeoefend door een raad van bestuur. Deze raad heeft bevoegdheid over het beheer van de zakelijke kant, vertegenwoordiging van de vzw (onder meer bij het opmaken contracten), opmaak van de rekeningen van het afgelopen jaar en de begroting van het volgende jaar (die moet worden goedgekeurd door de algemene vergadering). Er moeten eveneens verslagen opgemaakt worden van de vergaderingen van de raad van bestuur. Hoeveel keer deze raad van bestuur jaarlijks moet bijeen komen, is niet wettelijk bepaald, maar 1x per jaar is toch een minimum. Veel meer over de raad ven bestuur vind je hier.
  • Wijzigingen in samenstelling van de raad van bestuur en van de statuten moeten toegevoegd worden aan je dossier bij de griffie van de rechtbank van koophandel. Die moeten ook gepubliceerd worden in het Staatsblad. Elke publicatie van een wijziging kost €126,93. Daarvoor vul je   formulier I en   formulier II in, en die dien je in tweevoud – samen met een kopie van de   akte en een bewijs van betaling op de rekening van het Staatsblad – in bij de griffie. 

Tot slot nog dit ivm de administratie: een vzw moet alle inkomsten en uitgaven altijd kunnen bewijzen. Uitgaven bewijzen doe je a.h.v. facturen, kasticketjes, ontvangstbewijzen, … Inkomsten regel je doorgaans met facturen. Daarop moet je een aantal zaken verplicht vermelden, anders riskeer je een boete. Het Kunstenloket stelde een modelfactuur op die je kunt gebruiken.

Wat met belastingen?

De vzw is onderworpen aan de rechtspersonenbelasting. Dat betekent dat er enkel belastingen moeten betaald worden op inkomsten uit onroerende goederen en beleggingen. Is het vermogen van de vzw groter dan €25.000, dan betaalt die ook de zgn. ‘patrimoniumtaks’. Alles over de rechtspersonenbelasting lees je hier.

Als er geld vanuit de vzw op de rekening van de leden terecht komt (als vergoeding voor een prestatie), dan moet elk lid apart die inkomsten aangeven in de personenbelasting (tenzij het om een reële kostenvergoeding of een forfaitaire kostenvergoeding als de KVR of de vrijwilligersvergoeding gaat). 

Wat met sociale zekerheid?

De vzw betaalt zelf geen sociale zekerheidsbijdragen, tenzij ze lonen uitbetaalt aan eventuele werknemers en dus bovenop die brutolonen de verplichte sociale zekerheidsbijdrage werkgever betaalt.

Als er geld vanuit de vzw op de rekening van de leden terecht komt (als vergoeding voor een prestatie), dan moet elk lid apart sociale zekerheidsbijdragen betalen op die inkomsten (tenzij het om een reële kostenvergoeding of een forfaitaire kostenvergoeding als de KVR of de vrijwilligersvergoeding gaat). 

Wat met BTW?

Afhankelijk van de activiteiten van de vzw, kan die vrijgesteld, deels of volledig btw-plichtig zijn. Om dat te weten te komen, ga je in de oprichtingsfase langs het lokale btw-kantoor. Blijft de omzet van de vzw beperkt tot €25000 per jaar, dan kan die sowieso vrijgesteld worden op basis van de ‘kleine ondernemingsregel’. Ook als je zeker bent dat je vrijgesteld bent, neem je best even contact op met de lokale btw-administratie want in sommige gevallen moet je toch een btw-identificatienummer aanvragen, ook al ga je uiteindelijk toch geen btw mogen aanrekenen. 

Als de vzw btw-plichtig is, dan moet er een bepaald percentage btw worden aangerekend op de facturen die uitgestuurd worden, en kan die vzw ook de btw recupereren die ze zelf betaalt op aankopen.

Alles over de btw lees je hier.

Heb je vragen of opmerkingen bij deze pagina?
Popadvies op maat
Vind je hier toch niet het antwoord op jouw vraag? Poppunt geeft ook persoonlijk advies.
   popadvies@poppunt.be       Bel 02 504 99 00       Maak een afspraak