Een vzw oprichten

Een overzichtelijk stappenplan, inclusief de nodige documenten

De oprichting van een vzw gebeurt eigenlijk op het moment dat een aantal mensen die beslissing samen nemen. De oprichting moeten ze uiteraard wél formaliseren. Dit gebeurt in de vorm van een akte waarin die beslissing wordt neergeschreven. Nadien wordt dit ook publiek bekend gemaakt.

Tegenwoordig hoef je eigenijk niet meer uit je luie zetel te komen om een vzw op te richten. Via de zgn. e-Griffie van de federale overheid kan je volledig elektronisch (en met korting!) een vzw oprichten. Enkel statuten wijzigen kan voorlopig nog niet van achter je computer.

Stap 1: de oprichting

Je moet minstens met drie zijn om een vzw op te richten. De oprichters zijn de effectieve leden en staan aan het roer van de vereniging. Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen lid worden van een vzw.

Stap 2: de akte

De oprichting wordt officieel gemaakt in een  akte. Die akte luidt meestal als volgt: “op datum x, hebben volgende mensen besloten om een vzw op te richten waarvan de statuten luiden als volgt”. De statuten maken dus deel uit van de oprichtingsakte. De statuten zijn de grondbeginselen van de organisatie van de vzw. Die hebben als doel om informatie te verstrekken en de organisatie van de vereniging te structureren. De statuten moeten bepaalde verplichte gegevens bevatten:

  • de identiteit van de stichters (naam, voornaam + woonplaats);
  • de naam van de vereniging, adres van de zetel en gerechtelijk arrondissement;
  • het minimum aantal leden (mag niet minder zijn dan 3);
  • de omschrijving van het doel;
  • hoe leden kunnen toetreden en uittreden;
  • de bevoegdheden en bijeenroeping van de algemene vergadering, plus de manier waarop de beslissingen van de algemene vergadering “publiek” worden gemaakt;
  • de wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van bestuurders;
  • het maximumbedrag van bijdragen of stortingen ten laste van de leden;
  • de bestemming van het vermogen in geval van ontbinding;
  • de duur van de vereniging (kan voor onbepaalde tijd)
Tip! Via de database van de kruispuntbank van ondernemingen kan je alle statuten van bestaande vzw’s terugvinden, handig als je eens vergelijken hoe andere “band-vzw’s hun statuten hebben opgesteld”.

Het belangrijkste in de statuten is de omschrijving van het maatschappelijk doel van de vereniging. Middelen van de vzw kunnen immers enkel aangewend worden voor doelen waar de vzw voor werd opgericht. Je moet dus opletten dat je het maatschappelijk doel niet te nauw omschrijft: het moet zo goed mogelijk afgestemd zijn op wat je met de vzw wilt doen. Ter inspiratie kan je eens kijken naar volgende omschrijving:

De vereniging heeft tot doel alle culturele activiteiten en producten die ze interessant acht zowel administratief te ondersteunen als te promoten, bekend te maken en te verspreiden in binnen- en buitenland. Zij kan activiteiten opzetten die tot doel hebben zowel het grote publiek vertrouwder te maken met hedendaagse kunst en cultuur, als het samenbrengen van een gespecialiseerd publiek, binnen België zowel als in het buitenland, ter bevordering van een culturele informatie-uitwisseling en uitstraling. Zo stelt zij zich eveneens tot doel muzikale en audiovisuele werken te componeren, uit te voeren, op te nemen, te produceren, te promoten, te verspreiden en te exploiteren. Daartoe kan zij evenementen, optredens, fuiven en activiteiten van allerlei aard organiseren en mede-organiseren. Zij kan eveneens optreden als uitgever van literaire, muzikale en audiovisuele werken. Zij kan deze handelingen stellen in alle genres en disciplines zoals theater, muziek, audiovisuele kunsten, dans, letterkunde, plastische kunsten, gastronomie en alle andere activiteiten en producten in verband daarmee.Zij kan daartoe alle activiteiten ondernemen die het doel kunnen bevorderen.

Stap 3: bekend maken

De oprichtingsakte moet door alle oprichters ondertekend worden en volgens een welbepaalde procedure neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel van jouw arrondissement. In de praktijk komt het er op neer dat je een heel dossier moet opmaken met allerlei stukken in. Een overzicht:

  • De originele oprichtingsakte ondertekend door alle oprichters
  • Ingevuld  formulier I luik A in drievoud
  • Ingevuld formulier I luik B in drievoud. Hierin wordt ook de tekst van de akte opgenomen.
    Vooraan op het formulier schrijf je de naam en hoedanigheid van de persoon die tekent (bv. ‘bestuurder’); de handtekening zelf mag enkel aan de achterkant gezet worden met nog eens de naam erbij!
  • Ingevuld formulier I luik C in drievoud: hierin geef je de mensen op die benoemd worden tot Raad Van Bestuur. Het vermelden van de functie (voorzitter, penningmeester, secretaris) is niet verplicht in dat geval vermeld je gewoon ‘bestuurder’. Dit luik wordt gewoon vooraan ondertekend
  • Een  proces-verbaal van de Algemene Vergadering waarin de bestuurders benoemd worden
  • Bewijs van betaling van 187,19 euro op rekeningnummer BE 48 6792 0055 0227 van het Belgisch Staatsblad met vermelding van de naam van de vzw. (In de e-griffie is de betaling de laatste stap in het proces en moet je dus nog niet voorafgaandelijk betalen. Oprichting via e-griffie kost je 135,28 euro)

Sinds 29 mei 2009 is het niet meer nodig om het ledenregister  neer te leggen bij de griffie. Het ledenregister, dat een overzicht biedt van wie er in je algemene vergadering zit, moet je wel nog verplicht bijhouden op de maatschappelijke zetel van de vzw. Sommige griffies vragen ook dat je het ledenregister kan voorleggen bij oprichting, het kan dus lonen om toch een exemplaar mee te nemen als je je oprichtingsakte in persoon gaat neerleggen. Als er leden bijkomen of vertrekken, moet de raad van bestuur de ledenlijst binnen de 8 dagen aanpassen.

Je gaat met dit dossier naar de rechtbank van koophandel van het gerechtelijk arrondissement dat hoort bij de maatschappelijke zetel van de vzw. Meestal is er een aparte balie voor vzw’s. Je kan er ook voor kiezen om de hele handel op te sturen, met een  begeleidende brief.

De griffier zal bij de neerlegging controleren of alle stukken juist en volledig zijn. Als hij/zij je statuten aanvaardt, zal je vzw ingeschreven worden in het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Er wordt hiervoor een ondernemingsnummer toegekend. Vanaf dat moment heb je officieel een vzw.

De griffie zal er ook voor zorgen dat de nodige zaken gepubliceerd worden in het Staatsblad.

Stap 4: de rekening

Na neerlegging krijg je een eigen exemplaar van de statuten, voorzien van de nodige officiële stempels. Met dit document kan je naar de bank gaan om een (professionele) bankrekening voor de vzw te openen.

Stap 5: het btw-nummer

Als je vzw-activiteiten uitoefent die onder het btw-stelsel vallen, moet je een btw-nummer aanvragen bij het lokale btw-kantoor

Als je niet zeker weet of je al dan niet btw-plichtig bent, kan je best ook even langsgaan bij de btw-controle. Vroeg of laat komt de btw-administratie toch te weten dat je een vzw hebt (bijvoorbeeld via de Kruispuntbank). Je kan maar beter meteen in orde zijn in plaats van achteraf achterstallige btw te moeten ophoesten, met ook nog eens een boete erbovenop.

Heb je vragen of opmerkingen bij deze pagina?
Popadvies op maat
Vind je hier toch niet het antwoord op jouw vraag? Poppunt geeft ook persoonlijk advies.
   popadvies@poppunt.be       Bel 02 504 99 00       Maak een afspraak