Werken met een kostenvergoeding

Uiterst gemakkelijk, zo lang je de voorwaarden respecteert

Je krijgt het vaak te horen, zeker als beginnende band/dj: ‘geef ons maar een onkostennota, we gaan je zo wel uitbetalen’. Niet, dus: een kostenvergoeding kan maar in een aantal strikte gevallen. Even wat misverstanden uit de wereld helpen.

Wanneer de juiste optie?

Een kostenvergoeding is enkel interessant als je een (heel) beperkt aantal keer een artistieke of niet-artistieke prestatie levert voor een (heel) beperkte vergoeding. Gebruik een kostenvergoeding enkel als je ook nog een andere job hebt waar je sociale bescherming mee opbouwt!

De kosten waar je voor vergoed wordt, moet je in principe altijd kunnen bewijzen. Er zijn vormen van kostenvergoedingen die ‘forfaitair’ zijn (een bepaald bedrag wordt dus verondersteld om alle gemaakte kosten te dekken), zoals de vrijwilligersvergoeding of de KVR, waarvoor je geen concreet bewijsmateriaal moet voorleggen. Voor andere kostenvergoedingen is altijd een of andere vorm van bewijs nodig. Laat je dus niets wijs maken: een organisator die jouw gage van €400 wil uitbetalen met een ‘onkostennota’, wil dat dus eigenlijk in het zwart doen. Tenzij je effectief voor €400 kosten hebt gemaakt voor die ene show…

Bewijsmateriaal kan zijn:

  • bus- of treinticket
  • kasticket van supermarkt
  • aankoopfactuur
  • ontvangstbewijsje

Sommige kosten die je eigenlijk moet kunnen aantonen, zijn moeilijk zwart op wit te bewijzen:

  •  verplaatsingen met de auto: kosten voor brandstof, verzekering, wegentaks, slijtage aan de auto etc. zijn bijna onmogelijk onder te verdelen en op papier te bewijzen. Daarom werd voor dat soort verplaatsingen een forfaitair bedrag ingevoerd: per kilometer kan je max. €0,3460 (bedrag geldig t.e.m. 30 juni 2018) ontvangen als kostenvergoeding. Echt bewijsmateriaal is niet nodig, maar het kan nooit kwaad om bv. routebeschrijvingen van Google Maps of een lijst met verplaatsingen bij te houden.
  • kosten voor internet, telefoon, …: ook die zijn bijzonder moeilijk heel precies per opdracht te bewijzen. Hiervoor mag je dan ook een forfaitaire raming maken en een percentage van je abonnementskost als kostenvergoeding vragen.

Let op: je mag deze reële kostenvergoeding niet altijd combineren met een forfaitaire kostenvergoeding. Zo kan je een KVR niet combineren met een kilometervergoeding. Bij een vrijwilligersvergoeding kan dat wel, maar enkel onder bepaalde voorwaarden.

Administratie

Veel administratie komt er bij een kostenvergoeding niet kijken. Je maakt het beste een onkostennota op voor de opdrachtgevers waar volgende elementen zeker op staan:

  • de titel ‘Kostennota’
  • naam & contactgegevens van jezelf en de opdrachtgever
  • datum & omschrijving van de prestatie
  • aard & totaalbedrag van de kosten. In het geval van een kilometervergoeding geef je het beste mee welk traject je gereden hebt, hoeveel kilometer dat is en welk bedrag je per kilometer ontvangt.
  • bijlagen: welke documenten geef je mee als bewijsmateriaal?

Je ondertekent de kostennota, geeft een exemplaar aan de opdrachtgever en houdt zelf ook alle kostennota’s bij. Zo heb je toch een minimum aan bewijsmateriaal mocht je ooit controle krijgen.

Wat met belastingen?

Kostenvergoedingen zijn vrijgesteld van belastingen. Je hoeft dus niets aan te geven op je belastingformulier.

Meer info over belastingen vind je hier.

Wat met sociale zekerheid?

Kostenvergoedingen zijn vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen. Je bouwt dan ook geen enkele vorm van sociale bescherming op.

Meer info over sociale zekerheid vind je hier.

Wat met btw?

Op kostenvergoedingen moet je geen btw aanrekenen.

Meer info over de btw vind je hier.

Heb je vragen of opmerkingen bij deze pagina?
Popadvies op maat
Vind je hier toch niet het antwoord op jouw vraag? Poppunt geeft ook persoonlijk advies.
   popadvies@poppunt.be       Bel 02 504 99 00       Maak een afspraak